- Prinsip dan perancangan operasi merupakan tanggungjawab semua pihak pengurusan sama ada pada peringkat atasan mahupun peringkat.
i. Jelaskan jenis/bahagian prinsip dan perancangan operasi berserta contohnya.
Prinsip dan perancangan
operasi merupakan tanggungjawab semua pihak pengurusan sama ada pada peringkat
atasan mahupun peringkat penyeliaan. Prinsip dan perancangan terbahagi kepada
dua iaitu rancangan untuk tujuan tertentu dan rancangan kekal untuk menyelaraskan
dan memberikan panduan tentang tugas dan membuat keputusan.
Rancangan untuk tujuan
tertentu mengandungi program, projek dan belanjawan untuk aktiviti tertentu.
Program mengandungi dan menerangkan secara menyeluruh tentang aktiviti yang
akan dijalankan. Contohnya kakitangan yang dipertanggungjawabkan melalui jadual
penyediaan program perlu mengikuti langkah demi langkah program yang diatur.
Manakala projek pula merupakan tugas-tugas kecil didalam program yang dilakukan
oleh kakitangan yang telah dipertanggungjawabkan. Selanjutnya, belanjawan
disifatkan sebagai satu alat untuk mengawal belanjawan program mengikut
peruntukan yang telah ditetapkan. Contohnya, belanjawan yang diperuntukkan
didalam program itu ialah RM1000. Oleh itu program itu perlu menggunakan wang
yang diperuntukkan dengan sebaik mungkin tanpa menggunakan wang dari sumber
yang lain. Hal ini boleh dilihat melalui kepimpinan pada zaman Rasullulah SAW.
Rancangan kekal ini
berlaku apabila perancangan operasi yang melibatkan pengawalan perjalanan
aktiviti dibuat melalui dasar, tatacara, dan peraturan yang ditetapkan. Dasar
adalah panduan yang ditetapkan oleh pengurusan atasan untuk membuat keputusan
dan mencari jalan keluar bagi mengelakkan konflik dan kekeliruan yang mungkin
timbul pada peringkat bawahan. Prosedur yang diselaraskan merupakan tatacara
atau kaedah yang menerangkan cara untuk menjalankan tugas agar kakitangan yang
lain dapat melaksanakan tugasan dengan seragam. Peraturan adalah satu penyataan
untuk mengawal sesuatu tindakan. Contohnya, ‘KAWASAN INI ADALAH KAWASAN
LARANGAN MEROKOK’ nerupakan satu peraturan yang dikenakan oleh pihak tertentu
atau orang ramai.
Oleh itu, perancangan
jangka panjang dan jangka pendek mempunyai hubungan yang erat dan saling
berkaitan untuk mencapai sesuatu maklamat sesuatu bahagian atau kumpulan dalam
organisasi.
ii.
Huraikan kepentingan perancangan dan prinsip
operasi kepada sesebuah organisasi
Antara kepentingan perancangan ialah
tumpuan dalam perancangan , iaitu proses yang berorientasikan hasil dan
membantu mewujudkan gerak kerja untuk mencapai prestasi tertinggi didalam
organisasi. Sebagai contoh, memastikan perkara yang pertama mendapat perhatian
terlebih dahulu. Dalam pada itu, perangkaan pelan perancangan membolahkan
pelbagai jenis sumber disusun dan diagihkan keseluruh organisasi. Dengan itu,
proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka
cara untuk menghadapinya. Seterusnya, meningkatkan penyelarasan melalui
perancangan yang disusun dan diatur untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah
penetapan saasaran adalah langkah pertama , sebelum perancangan dirangka.
Maklamat yang ditetapkan mencerminkan pengisian visi dan misi organisasi.
Matlamat memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai
oleh organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting kerana semua tindakan
yang disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini. Matlamat merupakan
rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiang-tiang yang perlu
dibina oleh seluruh warga organisasi untuk
menampung visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan ‘masterplan’ kepada
sesuatu organisasi dan perancangan pula merupakan ‘blueprint’ untuk merealisasikannya. Tanpa
perancangan, segala arahan kerja tidak dapat disiapkan tepat pada masanya.
Selain
itu, pengurusan masa adalah mustahak agar tidak terperangkap dalam rutin
organisasi. Cara untuk mengatasinya adalah melalui penapisan panggilan telefon
yang diterima, jangan habiskan masa yang lama dengan mereka yang tiada temujanji,
buat senarai keutamaan tugas mengikut kepentingan dan keperluan, laksanakan
tugas mengikut apa yang dirancangkan. Dalam pada itu perancangan yang diatur
mewujudkan persaingan yang sihat. Organisasi yang mempunyai perancangan yang
teratur, lebih tersusun, dan memudahkan urusan dengan pihak luar. Maklumat yang
cukup dan tepat dapat mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar
tentang organisasi. Mereka lebih mudah berurusan dengan kewibawaan organisasi yang teratur,
akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan organisasi. Malahan bahagian dalam
organisasi dapat menyusun rancangan dan pelan tindakan pelaksanaan yang teratur
untuk mencapai matlamat organisasi. Masing-masing akan berusaha mempamerkan
tindakan perlaksanaan yang sistematik dan mampu mencapai objektif dalam
organisasi itu tersendiri. Seterusnya, kepentingan prinsip organisasi ialah
ketaatan dalam sesebuah organisasi. Melaluinya, seorang pemimpin dapat
menggunakan arahannya untuk membawa sebuah organisasinya kearah kecemerlangan.
Dengan adanya ketaatan, warga organisasi akan lebih akur, berdisiplin dan
menurut segala arahan yang melibatkan kegiatan organisasi, sama ada disukai
atau tidak selagi tidak bercanggah dengan hukum syarak. Ketaatan kepada
organisasi dapat dibahagikan kepada dua bentuk, iaitu kesetiaan kepada
organisasi dan kepatuhan kepada disiplin.
Pertama, kesetiaan kepada organisasi iaitu seorang pengurus mestilah setia dalam organisasinya . Contohnya, dia tidak boleh mengambil risiko yang besar dalam organisasi, membuat keputusan yang boleh membawa kepada kerugian yang besar dalam syarikatnya . Bekerja dengan dua organisasi yang berbeza dalam satu-satu masa yang tertentu . Kedua, kepatuhan kepada disiplin sememangnya tidak dapat dinafikan untuk memastikan operasi organisasi dalam syarikat dapat berjalan dengan lancar dan baik . Organisasi perlulah menyediakan dasar dan peraturan agar setiap individu yang bekerja dapat melaksanakan peraturan yang telah ditetapkan . Tuntasnya ,tanpa disiplin yang diterapkan , operasi organisasi akan menjadi kacau-bilau serta boleh menyebabkan kejatuhan sesebuah organisasi.
iii.
Jika anda sebagai seorang majikan dalam
sesebuah organisasi, terangkan peranan anda untuk memastikan para pekerja
membantu melaksanakan perancangan dan prinsip operasi organisasi.
Jika
saya seorang majikan dalam sebuah organisasi, peranan saya untuk memastikan
para pekerja membantu melaksanakan perancangan dan prinsip operasi organisasi
ialah seorang majikan sentiasa menasihati dan mengingati para pekerja agar
perancangan dan prinsip operasi organisasi dapat berjalan dengan lancer dan
lebih efektif. Ini kerana manusia mudah lupa jika tidak selalu mengingati kerja
yang perlu dilakukannya. Selain itu, setiap individu yang bekerja di organisasi
perlulah mengawal dan mempraktikkan segala prinsip dan perancangan agar selari
dengan diri pekerja secara tidak langsung dapat meningkatkan prestasi
organisasi tersebut. Hal ini kerana perancangan merupakan tiang dalam titik
permulaan setiap organisasi. Sebagai seorang majikan, kita juga perlu menjadi
tegas dalam melaksanakan sesuatu program mahupun sesuatu acara supaya program
itu berjalan dengan lancer. Tegas bukan bermaksud marah tetapi tegas itu
haruslah bertempat supaya pekerja tidak puas hati terhadap majikan. Seterusnya,
majikan perlu merancang strategik yang mempunyai peluang yang cerah untuk Berjaya. Tujuan
strategik ini dibuat adalah untuk memastikan perancangan yang telah dibuat
berjaya dan supaya pengurusan dan perancangan pada masa akan datang lebih terjamin.
Dalam pada itu, perancangan yang dibuat juga perlu sentiasa dikemaskini daei
masa ke masa agar pengurusan syarikat lebih fleksibel.
RUMUSAN
Kesimpulannya,
prinsip dan perancangan penting untuk memulakan sesuatu organisasi. Pihak
atasan atau bawahan mempunyai tugas yang sama untuk memajukan syarikat tudak
kira syarikat itu kecil atau besar. Untuk memulakan sesuatu syarikat,
perancangan yang terbaik perlu dibuat agar syarikat itu dapat berjalan dengan
baik. Dalam pada itu, semua pihak organisasi perlu berkerjasama dengan mematuhi
prinsip dan perancangan yang telah dibuat. Perancangan masa panjang dan jangka
pendek penting untuk sesebuah syarikat berfungsi. Kepentingan perancangan ialah
pelan yang dibuat digunapakai. Untuk membuat sesuatu pelan, pelbagai jenis
sumber perlu diterokai, disusun dan diagihkan. Pelan ini penting untuk
mengenalpasti masalah yang dialami organisasi dan untuk memastikan organisasi
dapat berjalan dengan lancar. Untuk memudahkan organisasi, visi dan misi
syarikat perlu ada supaya pekerja mempunyai motivasi untuk membuat kerja yang
ditetapkan oleh mereka. Pengurusan masa penting untuk organisasi kerana kerja
yang diberi perlu disiapkan tepat pada masa supaya sesuatu projek itu tidak
jatuh ke organisasi yang lain. Majikan sebuah organisasi penting kerana dialah
yang mengurus syarikat supaya syarikat itu berjalan lancar. Majikan juga
menjadi teladan kepada pekerjanya untuk lebih berusaha. Oleh itu, perancangan
yang baik dapat meningkatkan prestasi organisasi dan berjalan dengan lebih
maju.
RUJUKAN
i.
Asmahan Mokhtar dan Nurshahiza Mohamad Isa (2015).
Pengurusan dalam islam
Tiada ulasan:
Catat Ulasan